Кадровый учет – не менее важная часть делопроизводства фирмы, чем бухгалтерский, однако ему зачастую уделяют меньше внимания. Эту область отчетности считается второстепенной, а в малом бизнесе часто о нем вообще не имеют представления или игнорируют.
Ровно до того момента, пока компанией не заинтересуется Гострудинспекция или не возникнет разногласие с работником. Когда на пороге появляется инспекция или возникает необходимость разобраться в трудовых отношениях между работодателем и сотрудниками фирмы, наладить кадровый аудит своими силами бывает уже практически невозможно.
Оптимальное решение в данном случае – обратиться к профессионалам. Специалисты проводят восстановление кадрового учета по четкой технологии, которая включает несколько этапов. Благодаря услуге удается навести порядок в документах, который в дальнейшем останется только поддерживать, чтобы избежать нарушений и санкций со стороны контролирующих органов.
Приведенными в данной статье шагами можно пользоваться как пошаговой инструкцией.
Когда требуется восстановление кадрового учета
- Если выяснилось, что кадровые документы на предприятии составлялись недобросовестно или безответственно, а данные намерено скрывались или искажались.
- При покупке готового бизнеса обнаружилось, что учет вели с нарушениями или не вели вовсе, и после передачи дела необходимо восстановление кадрового учета.
- Конфликт между работодателем и сотрудником привел к тому, что трудовая инспекция решила провести проверку на предприятии. В данном случае нужно как можно быстрее восстановить все документы, чтобы избежать наказания за нарушения.
Сложность, технология и скорость процедуры зависят от того, насколько запущенны дела организации. Если есть база данных, может потребоваться только восстановление кадровой документации, которая была утеряна или содержалась в беспорядке. Может быть, что наоборот по сохранившимся ведомостям о начислении заработной платы и другим документам нужно создать электронную базу. Самый сложный вариант – полное восстановление кадрового делопроизводства. В этом случае потребуется навести порядок и в бумагах, и в электронной базе.
Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового делопроизводства
- Определить цель восстановления отчетности. Установить причину, по которой был нарушен учет.
- Разобраться со штатным расписанием, порядком оплаты труда, правилами проведения рабочего дня в организации.
- Рассмотреть локальные нормативные акты компании, необходимость в доработках или разработке внутренней документации с нуля.
- Полностью проанализировать состав и количество кадровых документов, при наличии баз данных – свериться с реестрами.
- Составить таблицу со списком работников и необходимых документов, определить, каких бумаг не хватает.
- Общие документы организации: штатное расписание, распорядок, график отпусков, книга учета трудовых книжек, положение об обработке персональных данных, табель учета рабочего времени.
- Индивидуальные документы на сотрудника: трудовая книжка, договор с дополнениями, приказ о приеме на работу (смене должности, увольнении), личная карточка Т-2.
Когда ситуация в целом будет полностью обрисована, можно приступать к этапам восстановления кадрового документооборота.
Первый этап: восстановление обязательных документов
К ним относятся кадровые документы и локальные нормативные акты, которые часто воспринимают как необязательную формальность и ведут неаккуратно или данные бумаги отсутствуют в бухгалтерии вовсе.
Однако данные документы важны для контролеров и судей, которые разбирают трудовые споры. Любое несоответствие, выявленное при проверке, будет минусом для репутации и благополучия компании.
В каких ситуациях могут пригодиться кадровые документы и нормативные акты? Например, сотрудника наказали за отгул, хотя он устно лично отпросился у руководителя. При разборе этого случая будет иметь значение, есть ли в трудовом внутреннем распорядке пункт о том, что необходимо согласовывать в письменной форме любое отсутствие на рабочем месте. Если нет, а свидетели того, что руководитель отпустил работника, – есть, то руководство фирмы не имеет права его наказывать.
Локальные нормативные акты разрабатываются с учетом внутренних правил компании и действующего законодательства. Документ служит, чтобы регулировать трудовые отношения, гарантировать сотрудникам комфортные условия и поддерживать их в случае нарушений со стороны руководителя.
- Разработать или обновить имеющиеся локальные акты, к которым относятся: внутренний распорядок (основывается на разделе VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»), положение о защите личных данных, оплате труда и начислении премий, командировках. Со всеми этими бумагами сотрудники должны ознакомиться и поставить свою подпись.
- Привести актуальный шаблон договора в соответствие с трудовым законодательством.
- Упорядочить кадровые документы, среди которых: штатное расписание (должно быть актуальным, если нет – необходимо внести и утвердить изменения или разработать новое), график отпусков (нужно проверить, как он ведется, и восстановить – при необходимости), приказ о несении ответственности за ведение трудовых книжек конкретным лицом (назначить должностное лицо и утвердить обязанности), журнал учета трудовых книжек, бланков и вкладышей.
После выполнения данных мероприятий на предприятии сформируется актуальная и проверенная нормативная база. Главные требования к ней – соответствовать специфике компании и договору, отвечать нормам законодательства, не противоречить учредительным документам.
Второй этап: восстановление кадровых документов (личных дел сотрудников)
- Должностные инструкции. Они должны быть актуальными и соответствовать реальным функциям работников и положению вещей в компании. Все сотрудники должны с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
- Приказы о трудоустройстве. Информация в бумагах о приеме на работу должна соответствовать тому, что написано в договорах найма.
- Трудовые договора. Должны быть составлены в двух экземплярах (один у работодателя, другой у сотрудника), содержать информацию, предусмотренную статьей 57 ТК РФ. Договор нужно оформить и подписать, если его нет. Сотрудник должен письменно засвидетельствовать согласие с условиями трудового договора. В случае если у организации сменился руководитель, в новый договор с текущей датой подшивают оправдательный документ – уведомление о необходимости подписать документы, которое направлялось сотруднику.
- Приказ о начислении или изменении заработной платы.
- Согласие членов трудового коллектива на обработку персональной информации.
- Приказы о переводах и документы, обосновывающие перевод.
- Личные карточки Т-2. Должны содержать личные данные о работнике, информацию о приеме на работу и переводах, аттестации, отпусках и увольнении, подпись сотрудника, подтверждающая согласие с прочитанным. Электронные карточки должны быть распечатаны, чтобы работники могли с ними ознакомиться и подписать.
- Трудовые книжки. Содержат информацию о трудоустройстве, переводах из старых должностей в новые, поощрениях. Книжки хранятся в бухгалтерии, а не на руках у работника.
- Дополнительные соглашения. Прилагаются к договорам, таким образом должны быть оформлены все произошедшие изменения.
Все эти бумаги должны быть в наличии, правильно составлены, дополнять друг друга, иметь необходимые печати и подписи. Вместо отсутствующих бумаг должны быть составлены новые. В неправильно составленных документах должны быть выполнены корректировки.
В каких случаях важно иметь в бухгалтерии все перечисленные выше документы? Например, сотруднику грозит увольнение за опоздания. В спорной ситуации можно обратиться к договору – прописано ли в нем время начала и окончания рабочего дня. Если нет – фирма не имеет оснований увольнять человека, а значит, может проиграть в суде и будет обязана восстановить работника в должности и выплатить ему компенсацию за время, на которое он был отстранен от работы.
К тому же, если в кадровых документах будут ошибки или беспорядок, контролирующие органы в результате проверки могут выписать руководителю штраф.
Третий этап: восстановление документов по основным кадровым процедурам
- Предоставление отпусков. Должно осуществляться по графику (или по заявлению сотрудника в случае внеочередного отпуска) с составлением приказа, уведомления о начале отгулов.
- Предоставление отпуска по беременности, дополнительного, по уходу за ребенком и других не очередных отгулов. Должны документироваться основания, составляется приказ с подписью.
- Больничные. Листки должны быть настоящими и правильно заполненными.
- Направление в командировку – сопровождается подписанным приказом.
- Переработки. В случае привлечения к дополнительным работам в нерабочее время должны быть уведомление и согласие работника, приказ.
- Премирование. Должно соответствовать трудовому договору и положению о поощрении. В приказе должны быть соответствующие основания.
- Увольнение. В приказе должны быть основания и подписи.
Если будут найдены нарушения, оформляются недостающие документы и собираются подписи, выпускаются корректирующие приказы.
Так как документы по уже уволенным сотрудникам восстановить бывает невозможно, при передаче бизнеса необходимо составить акт или приказ о восстановление кадрового делопроизводства. При обнаружении недочетов в процессе проверки эти документы подстрахуют от ответственности за ошибки предыдущего руководителя. Документы по уволенным сотрудникам без подписей также подшиваются к восстановленным бумагам.
Где найти список актуальных документов для восстановления
Не все документы нужно восстанавливать. «Перечень типовых управленческих архивных документов» со сроками их хранения закреплен в Приказе от 25.08.2010 № 558. Если срок хранения документа из перечня к моменту восстановления базы истек, оформлять новый не нужно.
Восстановление учета – это сложная, ответственная и кропотливая работа. В зависимости от состояния архивов процесс может быть более или менее длительным и затратным. Полную уверенность в актуальности базы, правильном оформлении документов дает обращение к частным профессиональным бухгалтерам, у которых достаточно опыта для такой работы и которые официально несут ответственность за результат.